SERVICIO A NIVEL NACIONAL

GESTIÓN DOCUMENTAL
en la era digital

Los trabajos, expedientes, proyectos, planos, que antes se usaban impresos, ahora se pueden manejar en digital, enviar fácilmente y conservar para siempre.

Pero... ¿qué hacer con los archivadores, o las habitaciones llenas de documentos importantes para la empresa pero que ocupan un espacio y se están estropeando por el inexorable paso del tiempo?

La solución es la digitalización. Y en este campo Ordoño Digital tiene amplia experiencia, las mejores máquinas y el personal más preparado para afrontar el trabajo.

CASO REAL: Toda la información de 6 palés como este entró en un USB de 64 Gigas (y sobraron 20 G.).


El proceso en 3 pasos

1.- Ordena el material tal y como lo quieras escaneado y háznoslo llegar a través de mensajería. Una caja o un palé, no hay trabajo pequeño.

2.- Escaneamos los documentos, planos, y/o libros que nos has hecho llegar.

3.- Volvemos a empaquetar todo y te lo enviamos de nuevo. Los archivos podemos pasártelos de manera fisica (usb) o colgarlos en vuestro servidor.


7 Beneficios de la digitalización de documentos

  1.- Ahorro de tiempo.

En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de segundos.

  2.- Todos los documentos importantes localizados.

Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.

  3.- Ahorro de espacio.

Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.

  4.- Gestión de registros optimizada.

Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.

  5.- Recuperación ante desastres.

La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un robo o un incendio, como ocurrió hace unos años en el edificio Windsor, todos los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que tenían su sede en ese edificio, pudieron seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes gracias a que tenían la documentación digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.

  6.- Imposible olvidar un documento importante.

Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión. Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.

  7.- Ahorro de dinero.

Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo es dinero.


Pasos a seguir

Definir objetivos.

Cuéntenos en detalle lo que necesita; dependiendo de la respuesta podremos ajustar el presupuesto y el resultado.
Por ejemplo:

- Si quiere tener copia de las fichas de clientes de su empresa, puede servirle un escaneo ligero en blanco y negro en mapa de bits; si por contra necesita copia de libros con fotos importantes o documentos con planos, que quizá en el futuro vuelvan a imprimirse, deberemos hacer un escaneo en color a 300 puntos de resolución.

- Si necesita buscar en el interior de los documentos escaneados, podemos pasar el software de reconocimiento de texto para que pueda hacer consultas en esos documentos, con una fiabilidad del 99%. También podrá modificar los documentos, ya que podemos pasarle los escaneos en pdf y word.

- Si quiere tener una copia digital pero no tiene que acceder al material normalmente, puede que le valga con los escaneos en formato físico tipo usb o disco duro. Si por el contrario se trata de documentos al que toda la empresa debe tener acceso, necesitará tener la documentación en la nube o en un servidor físico.

Preparación de documentos.

Seleccione la documentación que le interesa digitalizar. Necesitará expurgar toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por tratarse de papeles sin información o no relevantes. Una vez que todas las páginas están separadas, puedes ponerlas en cajas. Nosotros nos encargamos de desgrapar, quitar clips o post-its, reparamos roturas y volvemos a organizarlo para su devolución.

Digitalización.

Disponemos de sistemas de escaneado, tanto en blanco y negro como en color, que permiten la digitalización de todo tipo de originales (facturas, albaranes, documentos antiguos, archivos, planos, posters), empleando las resoluciones y tamaños adecuados para cada tipo de documento.

Para pequeño formato contamos con 5 equipos de alta producción que permiten el escaneo manual o automático con el alimentador documental que escanea un folio en una fracción de segundo. Para planos, posters y gran formato en general, 3 grandes máquinas para utilizar según el tamaño y estado del original y dependiendo del resultado que busquemos.

Clasificación y grabación.

Se deben organizar los documentos de manera que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se pueda reconocer en cualquier otro momento. Con el material que le pasamos y según sus necesidades, puede dedicar un tiempo a la indexación, incluir metadatos e incluso colgarlo en la nube.

GESTIÓN DOCUMENTAL en la era digital

Si desea llevar a cabo un proyecto de digitalización de documentos que implique consideraciones específicas tales como volumen masivo (ej: archivos de biblioteca, de organismos oficiales o documentación histórica de empresa), le podemos ayudar y preparar un presupuesto a su medida.

Estamos convencidos de que nuestros precios, la calidad de nuestro trabajo y rapidez en la entrega le convenceran para seguir trabajando con nosotos. Detállenos su trabajo y le responderemos rapidamente.